Czy KSeF sparaliżuje pracę biur rachunkowych? Realne obawy księgowych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wywołuje w środowisku księgowych mieszankę niepokoju i nadziei. Z jednej strony zapowiadana jest cyfrowa rewolucja i automatyzacja, z drugiej – realne obawy o przeciążenie biur rachunkowych, chaos organizacyjny i zwiększoną odpowiedzialność za błędy klientów. Czy rzeczywiście KSeF może sparaliżować pracę biur rachunkowych, czy raczej stanie się impulsem do profesjonalizacji i uporządkowania procesów?

Skąd biorą się obawy księgowych wobec KSeF?

Badania pokazują, że znacząca część firm – w tym również biur rachunkowych – wciąż nie jest gotowa na KSeF, mimo że obowiązek jego stosowania jest nieunikniony. Obawy księgowych koncentrują się wokół kilku obszarów:

• nagła zmiana sposobu pracy – przejście z dokumentów papierowych i skanów na pełną cyfryzację obiegu faktur,
• nowe obowiązki formalne – zarządzanie uprawnieniami w KSeF, obsługa e-faktur, integracje systemów,
• presja czasu – konieczność szybkiego wdrożenia procedur i przeszkolenia pracowników,
• obawa przed odpowiedzialnością za błędy klientów, szczególnie w kontekście faktur prywatnych wystawianych na dane firmowe.

Niepokój potęguje fakt, że wiele biur rachunkowych przez długi czas odkładało przygotowania, licząc, że zmiany zostaną przesunięte lub złagodzone. Tymczasem KSeF nie jest projektem pilotażowym – to zmiana systemowa.

Jak KSeF zmienia pracę biur rachunkowych?

KSeF radykalnie zmienia obieg dokumentów i model współpracy z klientami. Zamiast czekać na papierowe faktury lub maile ze skanami, biuro rachunkowe – po nadaniu odpowiednich uprawnień – będzie mogło pobierać faktury kosztowe i sprzedażowe bezpośrednio z systemu.

W praktyce oznacza to m.in.:

• koniec ręcznego przepisywania danych z papieru i skanów,
• możliwość zautomatyzowanego importu faktur do programów księgowych,
• szybszy dostęp do pełnej dokumentacji klientów,
• zmianę roli biura – z "odbiorcy dokumentów" na partnera zarządzającego obiegiem faktur.

Jednocześnie biura rachunkowe muszą zadbać o integrację oprogramowania księgowego z KSeF, aktualizację systemów oraz opracowanie nowych procedur opisywania i weryfikacji dokumentów.

Nowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie KSeF

Wdrożenie KSeF nie sprowadza się jedynie do kliknięcia nowej opcji w programie księgowym. Dla biur oznacza to zestaw nowych zadań organizacyjnych i prawnych.

Zarządzanie uprawnieniami i dostępami

Biuro rachunkowe będzie mogło korzystać z KSeF tylko wtedy, gdy klient formalnie nada mu uprawnienia w systemie. Do zadań biura należeć będzie m.in.:

• wsparcie klientów w procesie nadawania, zmiany i odbierania uprawnień,
• wewnętrzne uregulowanie, kto w biurze ma dostęp do jakich danych i w jakim zakresie,
• bieżąca kontrola, czy uprawnienia są aktualne po zmianach organizacyjnych u klientów.

Nowe procedury księgowania i weryfikacji

Zmienia się także sposób pracy z dokumentami:

• konieczność opracowania procedur importu faktur z KSeF, ich weryfikacji oraz przypisania do odpowiednich okresów rozliczeniowych,
• dostosowanie schematów księgowych do danych dostępnych w e-fakturach strukturyzowanych,
• opracowanie zasad postępowania w sytuacji błędnych faktur, korekt czy duplikatów.

Komunikacja i edukacja klientów

KSeF wymusza nowy model współpracy z klientem. Biura rachunkowe będą musiały z jednej strony edukować klientów, a z drugiej – jasno określić zakres własnej odpowiedzialności.

Dotyczy to szczególnie problemu faktur dokumentujących wydatki prywatne, które trafią do KSeF na dane firmowe klienta. Księgowi sygnalizują, że ta „mieszanka” może być uciążliwa, bo klienci nadal będą oczekiwać selekcji, a biuro rachunkowe nie ma pełnej autonomii w decydowaniu, które dokumenty uwzględnić w księgach.

Czy KSeF może sparaliżować biura rachunkowe?

Ryzyko „paraliżu” nie wynika z samej technologii KSeF, ale z braku przygotowania – odpowiednio ułożonych procesów i wyszkolenia pracowników. Analizując wypowiedzi ekspertów i praktyków, można wskazać kilka realnych zagrożeń:

• skokowy wzrost liczby czynności w krótkim okresie wdrożenia (konfiguracja, testy, szkolenia, zmiany umów z klientami),
• chaos organizacyjny w biurach, które wciąż opierają się na ręcznym obiegu dokumentów,
• przeciążenie księgowych koniecznością łączenia bieżącej obsługi z wdrażaniem nowych procedur,
• zwiększone ryzyko błędów na początku – wynikające z nieznajomości systemu lub braku spójnych zasad współpracy z klientami.

Z drugiej strony, źródła branżowe podkreślają, że celem KSeF jest w dłuższej perspektywie usprawnienie pracy biur rachunkowych: szybszy obieg dokumentów, mniej braków w dokumentacji od klientów oraz możliwość redukcji ręcznych, powtarzalnych czynności.

Realne korzyści KSeF dla biur rachunkowych

Mimo początkowych trudności, dobrze przygotowane biura mogą na KSeF realnie zyskać. Wskazuje się m.in. na następujące korzyści:

• bezpośredni dostęp do faktur klientów – koniec gonienia za dokumentami i tłumaczenia, że „brakuje faktur za…”.
• zmniejszenie problemu niekompletnej dokumentacji – znacząca część faktur kosztowych będzie dostępna w systemie automatycznie,
• automatyzacja importu danych – mniejsze ryzyko pomyłek przy przepisywaniu i oszczędność czasu,
• możliwość rozwoju usług doradczych – wsparcie klientów we wdrożeniu i obsłudze KSeF może stać się nowym, płatnym elementem oferty biura.

Niektóre analizy wskazują, że w perspektywie kilku lat biura, które wdrożą automatyzację i dobrze poukładają procesy, będą w stanie obsłużyć większą liczbę klientów bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Co biura rachunkowe mogą zrobić już teraz?

Aby uniknąć paraliżu, kluczowe jest aktywne przygotowanie się do KSeF. Eksperci rekomendują kilka kroków, które warto podjąć jak najszybciej:

1. Audyt procesów i oprogramowania

• przeanalizowanie obecnego obiegu dokumentów (papier, e-mail, skany),
• sprawdzenie, czy używane programy księgowe są gotowe do integracji z KSeF,
• określenie, które czynności można będzie zautomatyzować.

2. Opracowanie procedur współpracy z klientami

• aktualizacja umów z klientami o zapisy dotyczące KSeF, uprawnień i odpowiedzialności,
• ustalenie zasad postępowania w przypadku faktur prywatnych na dane firmowe,
• jasne określenie, co leży po stronie biura, a co po stronie klienta.

3. Szkolenia i komunikacja

• szkolenia dla pracowników biura z obsługi KSeF i nowych procedur,
• webinary, instrukcje i materiały dla klientów – jak wystawiać faktury, jak nadawać uprawnienia, jakie są konsekwencje błędów,
• wyznaczenie w biurze "lidera KSeF", który będzie koordynował wdrożenie.

KSeF – zagrożenie czy szansa dla biur rachunkowych?

Dla części biur rachunkowych KSeF może być bolesnym testem – zwłaszcza tam, gdzie do tej pory dominował papier, a procesy nie były opisane i uporządkowane. Jednak dla biur, które potraktują tę zmianę strategicznie, może to być okazja do:

• podniesienia jakości usług i ich standaryzacji,
• wzmocnienia pozycji doradczej wobec klientów,
• zwiększenia efektywności dzięki automatyzacji,
• zbudowania przewagi konkurencyjnej na tle mniej przygotowanych podmiotów.

Czy więc KSeF sparaliżuje pracę biur rachunkowych? Może – ale przede wszystkim tych, które zignorują przygotowania. Tam, gdzie zawczasu zadbano o procesy, narzędzia i edukację, KSeF ma szansę stać się nie problemem, lecz naturalnym etapem cyfrowej ewolucji księgowości.