Cyfryzacja księgowości 2026: jak przygotować klientów na JPK CIT i PIT

Cyfryzacja polskiego systemu podatkowego wchodzi w kluczową fazę. Rok 2026 przyniesie dla biur rachunkowych i działów finansowych prawdziwą rewolucję: nowe struktury JPK CIT i JPK PIT, obowiązkową cyfrową ewidencję, rozszerzony KSeF oraz dalszą elektronizację dokumentacji księgowej. To nie jest już pojedyncza zmiana przepisów – to całkowite przeprojektowanie sposobu prowadzenia ksiąg i raportowania do fiskusa.

1. Co konkretnie zmieni się od 2026 roku?

Nowe struktury JPK dla podatników PIT

Od 1 stycznia 2026 r. osoby fizyczne prowadzące działalność – w tym na zasadach ogólnych, podatku liniowego, ryczałcie oraz prowadzące KPiR – zostaną objęte obowiązkiem przesyłania nowych struktur JPK, obejmujących dane z ewidencji PIT. Oznacza to cyfrowe raportowanie ewidencji podatkowej w ujednoliconym formacie uzgodnionym z Ministerstwem Finansów.

Pełna cyfryzacja KPiR

Równolegle od 2026 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów będzie musiała być prowadzona wyłącznie przy użyciu programu komputerowego – zniknie możliwość prowadzenia jej w formie papierowej czy w arkuszu kalkulacyjnym. To kolejny krok w stronę wykorzystania struktur JPK_PKPiR i pełnej automatyzacji wymiany danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową.

Cyfryzacja dokumentacji w podatku CIT

W CIT proces cyfryzacji przyspiesza poprzez rozszerzenie zakresu danych przesyłanych w ramach JPK_KR_PD (JPK z ksiąg rachunkowych dla celów podatku dochodowego). Duże podmioty (o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe) jako pierwsze muszą dostosować systemy finansowo-księgowe tak, aby:

• od 1 stycznia 2025 r. ewidencje zawierały dodatkowe znaczniki identyfikujące konta,
• od 1 stycznia 2026 r. raportować m.in. numery kontrahentów, identyfikatory faktur w KSeF oraz dane o różnicach między wynikiem bilansowym i podatkowym.

W kolejnych latach obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych podatników CIT, zgodnie z harmonogramem MF.

KSeF jako „łącznik” między JPK CIT/PIT a fakturami

Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się centralnym źródłem danych o fakturach ustrukturyzowanych. Dane z KSeF będą powiązane z ewidencjami księgowymi raportowanymi w JPK CIT i JPK PIT – m.in. poprzez numer identyfikujący fakturę w KSeF przekazywany w strukturach JPK.

2. Główne wyzwania dla biur rachunkowych

Przejście z dokumentów papierowych na dane

Dotychczas księgowi pracowali przede wszystkim na dokumentach – fakturach, wydrukach, plikach PDF. Cyfryzacja księgowości oznacza przejście na pracę z danymi w ustrukturyzowanym formacie JPK: każda pozycja księgowa, kontrahent, dokument czy różnica bilansowo–podatkowa zyska swój precyzyjny opis w strukturze logicznej.

Nowe obowiązki informacyjne

Rozszerzone wymogi raportowe w CIT i PIT obejmują m.in.:

• szczegółową identyfikację kont księgowych,
• powiązanie zapisów księgowych z numerami faktur w KSeF,
• raportowanie rozbieżności pomiędzy wynikiem księgowym a podatkowym,
• regularne, okresowe przesyłanie kompletnych struktur JPK.

Odpowiedzialność za spójność danych

Administracja skarbowa uzyska dostęp do większej ilości danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego, co zwiększy możliwości analityczne i wykrywania nieprawidłowości. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność zadbania o:

• spójność zapisów w księgach z danymi w KSeF,
• jednoznaczną identyfikację kontrahentów,
• poprawność oznaczeń kont i pozycji podatkowych.

3. Jak krok po kroku przygotować klientów na JPK CIT i PIT?

Krok 1: Diagnoza stanu obecnego

Zacznij od uporządkowanej analizy sytuacji każdego klienta. W praktyce warto przeprowadzić audyt obejmujący:

• aktualny sposób prowadzenia ewidencji (program, Excel, część papierowo),
• stopień wykorzystania KSeF lub innych narzędzi e-fakturowania,
• jakość danych o kontrahentach (NIP, dane adresowe, identyfikatory),
• procesy obiegu dokumentów (kto, kiedy, jak dostarcza dokumenty do biura).

Krok 2: Wybór i standaryzacja oprogramowania

Od 2026 r. kluczowe będzie posiadanie jednoznacznie zgodnego z wymogami JPK systemu księgowego. Przy wyborze i konfiguracji warto zwrócić uwagę, czy system:

• obsługuje generowanie nowych struktur JPK (w tym JPK ewidencji PIT i JPK z ksiąg rachunkowych),
• integruje się z KSeF i potrafi odczytywać numery identyfikacyjne faktur,
• umożliwia oznaczanie kont księgowych zgodnie z wymogami MF,
• pozwala na automatyczną walidację danych przed wysyłką JPK.

Krok 3: Porządkowanie i ujednolicanie danych

Nowe JPK CIT i JPK PIT wymagają wysokiej jakości danych. Biuro rachunkowe powinno wdrożyć u klientów działania porządkujące, takie jak:

• ujednolicenie kartotek kontrahentów (NIP, numery krajowe i zagraniczne, nazwy),
• weryfikacja poprawności klasyfikacji przychodów i kosztów,
• przegląd kont księgowych pod kątem spójności i przypisania znaczników wymaganych w strukturach JPK,
• ustalenie zasad opisywania dokumentów (np. rodzaj transakcji, źródło finansowania).

Krok 4: Przebudowa procesów obiegu dokumentów

W świecie JPK i KSeF kluczowe będzie ograniczenie manualnego wprowadzania dokumentów. Aby to osiągnąć, warto:

• zachęcić klientów do przejścia na fakturowanie w KSeF od możliwie najwcześniejszego terminu,
• wdrożyć elektroniczne obiegi dokumentów wewnątrz firmy (workflow zatwierdzania kosztów, delegacji, wydatków),
• ustalić standardy terminowego przekazywania danych do biura (np. zamknięcie miesiąca do 5. dnia roboczego),
• zautomatyzować import danych bankowych, magazynowych i sprzedażowych do systemu księgowego.

Krok 5: Edukacja klientów

Cyfryzacja księgowości wymaga zmiany sposobu myślenia po stronie przedsiębiorców. Biuro rachunkowe może przygotować klientów, oferując:

• webinary i szkolenia o JPK CIT, JPK PIT, KSeF i nowych obowiązkach w 2026 r.,
• proste instrukcje (checklisty) pokazujące, co i w jakiej formie klient ma dostarczać,
• komunikację opartą na przykładach – jak błędne dane w JPK mogą skutkować dodatkowymi wyjaśnieniami lub kontrolą.

4. Jak wykorzystać cyfryzację jako przewagę konkurencyjną?

Od księgowego do partnera biznesowego

Nowe obowiązki mogą być przedstawione klientom nie jako „kolejna biurokracja”, ale jako szansa na lepszą kontrolę nad finansami firmy. Dzięki ustrukturyzowanym danym z JPK biuro rachunkowe może zaoferować m.in.:

• bardziej szczegółowe analizy rentowności poszczególnych obszarów działalności,
• bieżące monitorowanie różnic pomiędzy wynikiem księgowym a podatkowym,
• szybsze wyłapywanie błędów i nieprawidłowości w dokumentach,
• automatyczne raporty zarządcze przygotowywane na podstawie tych samych danych, które trafiają do fiskusa.

Bezpieczeństwo i mniejsze ryzyko kontroli

Cyfryzacja dokumentacji księgowej i szersze wykorzystanie JPK mają służyć uszczelnieniu systemu podatkowego. Dla dobrze przygotowanych klientów oznacza to potencjalnie mniej uciążliwych kontroli i szybsze wyjaśnianie wątpliwości na poziomie danych, bez konieczności dostarczania stosów papierowych dokumentów.

5. O czym pamiętać, planując przygotowania na 2026 rok?

1. Działaj z wyprzedzeniem – konfiguracja systemów, testy struktur JPK i migracja danych to proces na miesiące, nie tygodnie.
2. Myśl procesowo – nie chodzi tylko o wygenerowanie pliku JPK, ale o cały łańcuch: od wystawienia faktury (KSeF), przez księgowanie, aż po raportowanie CIT/PIT.
3. Standaryzuj – im bardziej ujednolicone nazwy kont, kategorie kosztów i dane kontrahentów, tym łatwiej zapanować nad jakością raportowania.
4. Włącz klientów w proces – to oni odpowiadają za źródłowość wielu danych; bez ich zaangażowania nawet najlepszy system księgowy nie zapewni pełnej poprawności JPK.
5. Monitoruj legislację – zakres i terminy wejścia kolejnych obowiązków (zwłaszcza w CIT) są rozpisane na kilka lat, warto więc śledzić komunikaty MF i kolejne rozporządzenia.

Cyfryzacja księgowości w 2026 r. – w tym JPK CIT i JPK PIT – to duże wyzwanie, ale i okazja do zbudowania nowego modelu współpracy z klientami. Biura rachunkowe, które już teraz zaczną porządkować dane, uspójniać procesy i edukować przedsiębiorców, wejdą w nowy reżim raportowy z przewagą, którą trudno będzie nadrobić konkurentom.