Ці паралізуе KSeF працу бухгалтарскіх офісаў? Рэальныя клопаты бухгалтараў

Увядзенне Нацыянальнай сістэмы электронных рахункаў (KSeF) выклікае сумесь трывогі і надзеі сярод бухгалтараў. З аднаго боку, абяцаецца лічбавая рэвалюцыя і аўтаматызацыя, з другога – рэальныя асцярогі наконт перагрузкі бухгалтарскіх офісаў, арганізацыйнага хаосу і павелічэння адказнасці за памылкі кліентаў. Ці можа KSeF сапраўды паралізаваць працу бухгалтарскіх офісаў, ці гэта стане імпульсам для прафесіяналізацыі і арганізацыі працэсаў?

Адкуль узнікаюць асцярогі бухгалтараў адносна KSeF?

Даследаванні паказваюць, што значная частка кампаній – у тым ліку бухгалтарскія офісы – усё яшчэ не гатовыя да KSeF, хоць яго выкарыстанне непазбежнае. Асцярогі бухгалтараў сканцэнтраваны на некалькіх абласцях:

• раптоўная змена метадаў працы – пераход ад папяровых дакументаў і сканаў да поўнай лічбавізацыі абароту рахункаў,
• новыя фармальныя абавязкі – кіраванне дазволамі ў KSeF, апрацоўка электронных рахункаў, інтэграцыя сістэм,
• часавы ціск – неабходнасць хуткай рэалізацыі працэдур і навучання супрацоўнікаў,
• страх адказнасці за памылкі кліентаў, асабліва ў кантэксце прыватных рахункаў, выдадзеных на дадзеныя кампаніі.

Трывога ўзмацняецца тым, што многія бухгалтарскія офісы адкладалі падрыхтоўку на доўгі час, спадзеючыся, што змены будуць адкладзеныя або змякчаныя. Між тым, KSeF не з'яўляецца пілотным праектам – гэта сістэмная змена.

Як KSeF змяняе працу бухгалтарскіх офісаў?

KSeF радыкальна змяняе абарот дакументаў і мадэль супрацоўніцтва з кліентамі. Замест чакання папяровых рахункаў або электронных лістоў са сканамі, бухгалтарскі офіс – пасля прадастаўлення адпаведных дазволаў – зможа загружаць выдатковыя і продажныя рахункі непасрэдна з сістэмы.

На практыцы гэта азначае, сярод іншага:

• канец ручнога перапісвання дадзеных з паперы і сканаў,
• магчымасць аўтаматызаванага імпарту рахункаў у бухгалтарскія праграмы,
• хутчэйшы доступ да поўнай дакументацыі кліента,
• змена ролі офіса – ад "атрымальніка дакументаў" да партнёра, які кіруе абаротам рахункаў.

Адначасова бухгалтарскія офісы павінны забяспечыць інтэграцыю бухгалтарскага праграмнага забеспячэння з KSeF, абнаўленне сістэм і распрацоўку новых працэдур для апісання і праверкі дакументаў.

Новыя абавязкі бухгалтарскіх офісаў адносна KSeF

Рэалізацыя KSeF – гэта не проста націсканне новай опцыі ў бухгалтарскай праграме. Для офісаў гэта азначае набор новых арганізацыйных і прававых задач.

Кіраванне дазволамі і доступам

Бухгалтарскі офіс зможа выкарыстоўваць KSeF толькі ў выпадку, калі кліент афіцыйна прадаставіць яму дазволы ў сістэме. Задачы офіса будуць уключаць, сярод іншага:

• падтрымку кліентаў у працэсе прадастаўлення, змены і адклікання дазволаў,
• унутранае рэгуляванне, хто ў офісе мае доступ да якіх дадзеных і ў якой ступені,
• пастаянны кантроль, каб забяспечыць актуальнасць дазволаў пасля арганізацыйных змен у кліентаў.

Новыя бухгалтарскія і праверачныя працэдуры

Спосаб працы з дакументамі таксама змяняецца:

• неабходнасць распрацоўкі працэдур для імпарту рахункаў з KSeF, іх праверкі і прысваення адпаведным бухгалтарскім перыядам,
• адаптацыя бухгалтарскіх схем да дадзеных, даступных у структураваных электронных рахунках,
• распрацоўка правілаў апрацоўкі няправільных рахункаў, карэкцый або дублікатаў.

Камунікацыя і адукацыя кліентаў

KSeF прымушае новую мадэль супрацоўніцтва з кліентам. Бухгалтарскія офісы павінны будуць навучаць кліентаў з аднаго боку, і выразна вызначаць аб'ём сваёй уласнай адказнасці з другога.

Гэта асабліва тычыцца пытання рахункаў, якія дакументуюць прыватныя выдаткі, якія трапяць у KSeF пад дадзенымі кампаніі кліента. Бухгалтары адзначаюць, што гэтая "сумесь" можа быць праблемнай, бо кліенты ўсё яшчэ будуць чакаць выбару, а бухгалтарскі офіс не мае поўнай аўтаноміі ў вырашэнні, якія дакументы ўключаць у кнігі.

Ці можа KSeF паралізаваць бухгалтарскія офісы?

Рызыка "паралічу" не вынікае з самай тэхналогіі KSeF, а з адсутнасці падрыхтоўкі – належным чынам арганізаваных працэсаў і навучаных супрацоўнікаў. Аналізуючы заявы экспертаў і практыкаў, можна вылучыць некалькі рэальных пагроз:

• рэзкае павелічэнне колькасці дзеянняў у кароткі перыяд рэалізацыі (канфігурацыя, тэсты, навучанне, змены ў дамовах з кліентамі),
• арганізацыйны хаос у офісах, якія ўсё яшчэ спадзяюцца на ручны абарот дакументаў,
• перагрузка бухгалтараў неабходнасцю сумяшчаць бягучае абслугоўванне з рэалізацыяй новых працэдур,
• павелічэнне рызыкі памылак на пачатку – з-за незнаёмства з сістэмай або адсутнасці паслядоўных правілаў супрацоўніцтва з кліентамі.

З іншага боку, галіна падкрэслівае, што мэта KSeF – паляпшэнне працы бухгалтарскіх офісаў у доўгатэрміновай перспектыве: хутчэйшы абарот дакументаў, менш прабелаў у дакументацыі ад кліентаў і магчымасць скарачэння ручных, паўтаральных задач.

Рэальныя перавагі KSeF для бухгалтарскіх офісаў

Нягледзячы на пачатковыя цяжкасці, добра падрыхтаваныя офісы могуць сапраўды атрымаць выгаду ад KSeF. Выдзяляюцца наступныя перавагі:

• прамой доступ да рахункаў кліентаў – больш не трэба ганяцца за дакументамі і тлумачыць, што "рахункі за… адсутнічаюць."
• скарачэнне праблемы няпоўнай дакументацыі – значная частка выдатковых рахункаў будзе аўтаматычна даступная ў сістэме,
• аўтаматызацыя імпарту дадзеных – меншая рызыка памылак пры перапісванні і эканомія часу,
• магчымасць развіцця кансультацыйных паслуг – падтрымка кліентаў у рэалізацыі і апрацоўцы KSeF можа стаць новым, аплатным элементам прапановы офіса.

Некаторыя аналізы паказваюць, што праз некалькі гадоў офісы, якія рэалізуюць аўтаматызацыю і належным чынам арганізуюць працэсы, змогуць абслугоўваць больш кліентаў без прапарцыйнага павелічэння занятасці.

Што могуць зрабіць бухгалтарскія офісы зараз?

Каб пазбегнуць паралічу, актыўная падрыхтоўка да KSeF мае вырашальнае значэнне. Эксперты рэкамендуюць некалькі крокаў, якія варта зрабіць як мага хутчэй:

1. Аўдыт працэсаў і праграмнага забеспячэння

• аналіз бягучага абароту дакументаў (папера, электронная пошта, сканы),
• праверка, ці гатовыя выкарыстоўваныя бухгалтарскія праграмы да інтэграцыі з KSeF,
• вызначэнне, якія дзеянні могуць быць аўтаматызаваны.

2. Распрацоўка працэдур для супрацоўніцтва з кліентамі

• абнаўленне дамоў з кліентамі адносна KSeF, дазволаў і адказнасці,
• устанаўленне правілаў апрацоўкі прыватных рахункаў на дадзеныя кампаніі,
• выразнае вызначэнне, што з'яўляецца адказнасцю офіса, а што – кліента.

3. Навучанне і камунікацыя

• навучанне супрацоўнікаў офіса па апрацоўцы KSeF і новых працэдур,
• вэбінары, інструкцыі і матэрыялы для кліентаў – як выдаваць рахункі, як прадастаўляць дазволы, якія наступствы памылак,
• назначэнне "лідэра KSeF" у офісе, які будзе каардынаваць рэалізацыю.

KSeF – пагроза або магчымасць для бухгалтарскіх офісаў?

Для некаторых бухгалтарскіх офісаў KSeF можа стаць балючым выпрабаваннем – асабліва там, дзе папера дамінавала да гэтага часу, а працэсы не былі апісаны і арганізаваны. Аднак для офісаў, якія разглядаюць гэтую змену стратэгічна, гэта можа стаць магчымасцю:

• паляпшэння якасці паслуг і іх стандартызацыі,
• узмацнення кансультацыйнай пазіцыі адносна кліентаў,
• павышэння эфектыўнасці праз аўтаматызацыю,
• стварэння канкурэнтнай перавагі над менш падрыхтаванымі суб'ектамі.

Такім чынам, ці паралізуе KSeF працу бухгалтарскіх офісаў? Гэта можа – але ў першую чаргу тых, хто ігнаруе падрыхтоўку. Дзе працэсы, інструменты і адукацыя былі наладжаны загадзя, KSeF мае шанец стаць не праблемай, а натуральным этапам у лічбавай эвалюцыі бухгалтэрыі.