KSeF простымі словамі – што гэта і ці трэба баяцца?

Нацыянальная сістэма e-Рахункаў, або скарочана KSeF, ужо некалькі месяцаў абмяркоўваецца прадпрымальнікамі, бухгалтарамі і службоўцамі. Гучыць пагрозліва, крыху загадкава і асацыюецца з дадатковымі абавязкамі. На самай справе KSeF - гэта проста новы спосаб адпраўкі і атрымання рахункаў - цалкам электронна, праз дзяржаўную інфармацыйную сістэму.

У гэтым артыкуле я проста растлумачу, што гэта за сістэма, навошта яна была ўведзена, з якога часу будзе абавязковай і што варта зрабіць, каб спакойна да яе падрыхтавацца.

Што такое KSeF - па-чалавечы

KSeF - гэта агульнанацыянальная інфармацыйная сістэма, падрыхтаваная Міністэрствам фінансаў для выстаўлення, адпраўкі, атрымання і захоўвання рахункаў у адзінай, электроннай форме. Афіцыйна гэта называецца "структураваныя рахункі" - гаворка ідзе пра рахункі ў спецыяльным фармаце XML, які разумеюць бухгалтарскія праграмы і сістэма KSeF.

Што гэта азначае на практыцы?

• выстаўляеш рахунак у сваёй праграме для рахункаў або ў дадатку, прадастаўленым дзяржавай,
• праграма адпраўляе яго ў KSeF,
• сістэма правярае, ці ўсё адпавядае схеме, прысвойвае рахунку унікальны нумар KSeF,
• рахунак адразу трапляе да пакупніка праз сістэму - больш няма адпраўкі па электроннай пошце PDF-аў ці паштовых адпраўленняў.

Дзякуючы гэтаму кожны рахунак мае аднолькавую структуру дадзеных, яго лягчэй прачытаць у бухгалтэрыі і цяжэй дапусціць памылкі.

З якога часу KSeF абавязковы і для каго

KSeF будзе ўводзіцца этапамі - заканадаўца вырашыў, што не ўсе адразу павінны змяніць спосаб выстаўлення рахункаў.

Найважнейшыя даты

• 1 лютага 2026 г. - абавязак карыстання KSeF для буйных кампаній, чый абарот (з ПДВ) у 2024 г. перавысіў 200 млн злотых.
• 1 красавіка 2026 г. - абавязак для астатніх прадпрымальнікаў і іншых, хто выстаўляе рахункі, за выключэннем самых маленькіх.
• 1 студзеня 2027 г. - найменшыя падаткаплацельшчыкі, чый абарот з рахункаў не перавышае 10 000 злотых брута ў месяц, могуць скарыстацца адтэрміноўкай і пачнуць выкарыстоўваць KSeF толькі з гэтай даты.

Дадаткова да канца 2026 г. прадугледжаны пераходныя палажэнні - у прыватнасці, даўжэй можна не ўказваць нумар KSeF на пераліках паміж падаткаплацельшчыкамі ПДВ, а ўстановы павінны ў першую чаргу навучаць, а не адразу караць за памылкі.

Ці трэба баяцца KSeF?

Новая сістэма заўсёды выклікае стрэс - гэта натуральна. Але варта паглядзець на KSeF без панікі. Для большасці прадпрымальнікаў гэта будзе проста змена інструмента для выстаўлення рахункаў, а не рэвалюцыя ў ўсім бізнесе.

Чаму KSeF не такі страшны

• Гэта ўсё яшчэ звычайны рахунак - змяняецца форма (з паперы/PDF на электронны фармат XML), але сэнс рахунку застаецца той жа: хто, каму, калі і за што заплаціў.
• Сістэма павінна працаваць як "пошта" для рахункаў - адпраўляеш дакумент у KSeF і ўпэўнены, што ён дойдзе да контрагента, а дзяржава будзе мець яго копію. Канец тлумачэнняў, што рахунак не дайшоў.
• Менш паперы і электроннай пошты - не трэба архіваваць стосы папак, сачыць за адпраўкамі, друкамі і подпісамі. Сістэма архівуе рахункі за цябе.
• Лягчэйшая супрацоўніцтва з бухгалтарам - бухгалтэрыя можа аўтаматычна атрымліваць рахункі з KSeF, менш перапісваецца ўручную, менш памылак у нумарах ці сумах.
• Час на навучанне - абавязак раскладзены ў часе, а да канца 2026 г. прадугледжаны пераходны перыяд і больш мяккі падыход да штрафаў.

Зразумела - трэба будзе патраціць крыху часу, каб увайсці ў курс справы. Але калі ты ўжо сёння выстаўляеш электронныя рахункі ў онлайн-праграме, пераход на KSeF будзе галоўным чынам тэхнічнай зменай налад.

Як працуе KSeF крок за крокам

Для спрошчання гэта можна апісаць так:

1. Выстаўляеш рахунак у сваёй праграме для выстаўлення рахункаў або ў дадатку Міністэрства фінансаў.
2. Праграма аўтаматычна адпраўляе яго ў KSeF.
3. KSeF правярае, ці рахунак адпавядае патрабаванаму ўзору і прысвойвае яму нумар KSeF.
4. Рахунак у гэты момант лічыцца выстаўленым і дастаўленым атрымальніку - не трэба больш адпраўляць яго асобна па электроннай пошце.
5. Атрымальнік мае доступ да яго праз сваю праграму або партал KSeF.

Доступ да сістэмы можна атрымаць некалькімі спосабамі - напрыклад, праз давераны подпіс, кваліфікаваны подпіс, кваліфікаваную пячатку або токен, звязаны з кампаніяй. Асобы, якія вядуць індывідуальную дзейнасць, звычайна аўтаматычна маюць поўныя правы, у той час як кампаніі павінны ўказаць упаўнаважаных асоб, напрыклад, праз форму ZAW-FA або электронную пячатку.

Што важна для малых фірм і фрылансераў

Калі ты вядзеш малую фірму, індывідуальную дзейнасць, блог, інтэрнэт-краму ці аказваеш паслугі як фрылансер, KSeF таксама цябе закране. Але варта падкрэсліць некалькі рэчаў:

• У цябе ёсць час - большасць меншых фірм уключыцца ў KSeF толькі 1 красавіка 2026 г., а найменшыя падаткаплацельшчыкі толькі з 1 студзеня 2027 г., калі выконваюць умову абароту да 10 000 злотых у месяц.
• Не трэба станавіцца праграмістам - пастаўшчыкі папулярных праграм для рахункаў ужо працуюць над інтэграцыяй з KSeF. Для цябе змена павінна звесціся да: "залогінься - уключ абслугоўванне KSeF".
• Можаш карыстацца бясплатнымі інструментамі - дзяржава прадастаўляе бясплатныя дадаткі для выстаўлення рахункаў у KSeF, таму нават калі сёння выстаўляеш рахункі ў Word, у цябе будзе просты інструмент для пераходу.
• Лягчэйшы кантроль сваіх рахункаў - усе яны сабраны ў адной сістэме, не згубяцца ў паштовай скрыні ці ў спаме.

Што варта зрабіць ужо зараз

Не трэба ведаць усе тэхнічныя падрабязнасці, каб добра падрыхтавацца да KSeF. Некалькі простых крокаў дастаткова, каб пазбегнуць нерваў у апошнюю хвіліну.

1. Пагавары з бухгалтарам або бухгалтарскім бюро

• Запытай, як тваё бюро плануе працу з KSeF.
• Вызнач, з якой праграмы для рахункаў будзеце карыстацца.
• Удакладні, ці патрэбныя будуць якія-небудзь даверанасці, напрыклад, ZAW-FA у выпадку кампаній.

2. Правер, ці будзе твая праграма працаваць з KSeF

• Калі ўжо карыстаешся онлайн-праграмай, зазірні ў яе планы развіцця - большасць пастаўшчыкоў ужо мае функцыю KSeF у планах або ўкаранёную.
• Калі выстаўляеш рахункі "ўручную" (Word, Excel, папера), заплануй пераход на простую праграму або бясплатны дадатак KSeF.

3. Падрыхтуй доступ да электронных паслуг

• Упэўніся, што ў цябе ёсць працуючы Давераны Профіль або іншы сродак электроннага подпісу, які спатрэбіцца для ўваходу ў сістэму ці надання паўнамоцтваў.
• Калі дзейнічаеш у форме кампаніі, абдумай, хто будзе мець паўнамоцтвы для выстаўлення рахункаў у KSeF.

Штрафы і пераходны перыяд - пра што ідзе гаворка

Новыя правілы прадугледжваюць санкцыі за поўнае ігнараванне KSeF, але гэта не азначае, што з першага дня сістэмы кожная памылка скончыцца штрафам.

• Міністэрства фінансаў заяўляе, што спачатку акцэнт будзе зроблены на адукацыю і паступовае ўкараненне, а не на неадкладнае пакаранне.
• Да канца 2026 г. прадугледжаны пераходны перыяд - некаторыя абавязкі, як, напрыклад, унясенне нумара KSeF на пераліках паміж падаткаплацельшчыкамі ПДВ, будуць адкладзены.
• Найважнейшае - не рабіць выгляд, што тэмы няма - лепш спакойна падрыхтавацца, чым потым хутка ліквідаваць адставанні.

Рэзюмэ - KSeF для звычайнага прадпрымальніка

KSeF - гэта не чарговая выдумка толькі для таго, каб камусьці ўскладніць жыццё. Гэта спроба ўпарадкаваць абарот рахункаў у Польшчы - у адной, агульнай сістэме. Для прадпрымальніка гэта азначае перш за ўсё іншы інструмент для выстаўлення рахункаў і крыху навучання на старце, але ў доўгатэрміновай перспектыве можа палегчыць штодзённую працу: менш паперы, менш хаосу ў электроннай пошце і прасцейшае супрацоўніцтва з бухгалтэрыяй.

Калі ты вядзеш фірму, блог, інтэрнэт-краму ці працуеш як фрылансер, у цябе яшчэ ёсць час, каб спакойна падрыхтавацца. Дастаткова, што пагаворыш з бухгалтарам, праверыш сваю праграму для выстаўлення рахункаў і паклапоцішся пра доступ да электронных паслуг. Астатняе - гэта ўжо галоўным чынам пытанне прывычкі - а гэтага, як мы ведаем, можна навучыцца.