Чи Паралізує KSeF Роботу Бухгалтерських Офісів? Реальні Побоювання Бухгалтерів

Впровадження Національної системи електронних рахунків (KSeF) викликає змішані почуття тривоги та надії серед бухгалтерів. З одного боку, обіцяється цифрова революція та автоматизація, з іншого – реальні побоювання щодо перевантаження бухгалтерських офісів, організаційного хаосу та збільшення відповідальності за помилки клієнтів. Чи може KSeF дійсно паралізувати роботу бухгалтерських офісів, чи, навпаки, стане стимулом для професіоналізації та організації процесів?

Звідки виникають побоювання бухгалтерів щодо KSeF?

Дослідження показують, що значна частина компаній – включаючи бухгалтерські офіси – досі не готові до KSeF, хоча його використання неминуче. Побоювання бухгалтерів зосереджені на кількох сферах:

• раптова зміна методів роботи – перехід від паперових документів та сканів до повної цифровізації обігу рахунків,
• нові формальні зобов'язання – управління дозволами в KSeF, обробка електронних рахунків, інтеграція систем,
• тиск часу – необхідність швидкого впровадження процедур та навчання працівників,
• страх відповідальності за помилки клієнтів, особливо в контексті приватних рахунків, виданих на дані компанії.

Тривогу посилює той факт, що багато бухгалтерських офісів відкладали підготовку на довгий час, сподіваючись, що зміни будуть відкладені або пом'якшені. Тим часом, KSeF – це не пілотний проект, а системна зміна.

Як KSeF змінює роботу бухгалтерських офісів?

KSeF радикально змінює обіг документів та модель співпраці з клієнтами. Замість очікування паперових рахунків або електронних листів зі сканами, бухгалтерський офіс – після надання відповідних дозволів – зможе завантажувати рахунки витрат і продажів безпосередньо з системи.

На практиці це означає, серед іншого:

• кінець ручного переписування даних з паперу та сканів,
• можливість автоматизованого імпорту рахунків у бухгалтерські програми,
• швидший доступ до повної документації клієнта,
• зміна ролі офісу – від "отримувача документів" до партнера, що управляє обігом рахунків.

Водночас, бухгалтерські офіси повинні забезпечити інтеграцію бухгалтерського програмного забезпечення з KSeF, оновити системи та розробити нові процедури для опису та перевірки документів.

Нові зобов'язання бухгалтерських офісів щодо KSeF

Впровадження KSeF – це не просто натискання нової опції в бухгалтерській програмі. Для офісів це означає набір нових організаційних та юридичних завдань.

Управління дозволами та доступом

Бухгалтерський офіс зможе використовувати KSeF лише за умови, що клієнт формально надасть йому дозволи в системі. Завдання офісу включатимуть, серед іншого:

• підтримку клієнтів у процесі надання, зміни та відкликання дозволів,
• внутрішнє регулювання, хто в офісі має доступ до яких даних і в якій мірі,
• поточний контроль, щоб забезпечити актуальність дозволів після організаційних змін у клієнтів.

Нові бухгалтерські та перевірочні процедури

Спосіб роботи з документами також змінюється:

• необхідність розробки процедур імпорту рахунків з KSeF, їх перевірки та призначення до відповідних бухгалтерських періодів,
• адаптація бухгалтерських схем до даних, доступних у структурованих електронних рахунках,
• розробка правил обробки некоректних рахунків, виправлень або дублікатів.

Комунікація та навчання клієнтів

KSeF змушує до нової моделі співпраці з клієнтом. Бухгалтерські офіси повинні будуть навчати клієнтів з одного боку, а з іншого – чітко визначати обсяг власної відповідальності.

Це особливо стосується питання рахунків, що документують приватні витрати, які потраплять у KSeF під даними компанії клієнта. Бухгалтери вказують, що ця "суміш" може бути проблемною, оскільки клієнти все ще очікуватимуть вибірки, а бухгалтерський офіс не має повної автономії у вирішенні, які документи включати в книги.

Чи може KSeF паралізувати бухгалтерські офіси?

Ризик "паралічу" не походить від самої технології KSeF, а від відсутності підготовки – належно організованих процесів та навчених працівників. Аналізуючи заяви експертів та практиків, можна виділити кілька реальних загроз:

• різке збільшення кількості дій у короткий період впровадження (конфігурація, тести, навчання, зміни в контрактах з клієнтами),
• організаційний хаос в офісах, які досі покладаються на ручний обіг документів,
• перевантаження бухгалтерів необхідністю поєднувати поточне обслуговування з впровадженням нових процедур,
• збільшений ризик помилок на початку – внаслідок незнайомства з системою або відсутності узгоджених правил співпраці з клієнтами.

З іншого боку, джерела в галузі підкреслюють, що мета KSeF – покращити роботу бухгалтерських офісів у довгостроковій перспективі: швидший обіг документів, менше прогалин у документації від клієнтів та можливість зменшення ручних, повторюваних завдань.

Реальні переваги KSeF для бухгалтерських офісів

Незважаючи на початкові труднощі, добре підготовлені офіси можуть дійсно отримати вигоду від KSeF. Вказуються наступні переваги:

• прямий доступ до рахунків клієнтів – більше не потрібно ганятися за документами та пояснювати, що "рахунки за… відсутні."
• зменшення проблеми неповної документації – значна частина рахунків витрат буде автоматично доступна в системі,
• автоматизація імпорту даних – менший ризик помилок при переписуванні та економія часу,
• можливість розвитку консультаційних послуг – підтримка клієнтів у впровадженні та обробці KSeF може стати новим, платним елементом пропозиції офісу.

Деякі аналізи вказують, що через кілька років офіси, які впровадять автоматизацію та належним чином організують процеси, зможуть обслуговувати більше клієнтів без пропорційного збільшення зайнятості.

Що можуть зробити бухгалтерські офіси зараз?

Щоб уникнути паралічу, активна підготовка до KSeF є важливою. Експерти рекомендують кілька кроків, які слід зробити якомога швидше:

1. Аудит процесів та програмного забезпечення

• аналіз поточного обігу документів (папір, електронна пошта, скани),
• перевірка, чи готові використовувані бухгалтерські програми до інтеграції з KSeF,
• визначення, які дії можна автоматизувати.

2. Розробка процедур співпраці з клієнтами

• оновлення контрактів з клієнтами щодо KSeF, дозволів та відповідальності,
• встановлення правил обробки приватних рахунків на дані компанії,
• чітке визначення, що є відповідальністю офісу, а що – клієнта.

3. Навчання та комунікація

• навчання для працівників офісу з обробки KSeF та нових процедур,
• вебінари, інструкції та матеріали для клієнтів – як видавати рахунки, як надавати дозволи, які наслідки помилок,
• призначення "лідера KSeF" в офісі, який координуватиме впровадження.

KSeF – загроза чи можливість для бухгалтерських офісів?

Для деяких бухгалтерських офісів KSeF може стати болісним випробуванням – особливо там, де досі домінував папір, а процеси не були описані та організовані. Однак для офісів, які стратегічно ставляться до цієї зміни, це може бути можливістю:

• покращити якість послуг та стандартизувати їх,
• зміцнити консультаційну позицію щодо клієнтів,
• підвищити ефективність через автоматизацію,
• створити конкурентну перевагу над менш підготовленими суб'єктами.

Отже, чи паралізує KSeF роботу бухгалтерських офісів? Можливо – але в першу чергу тих, які ігнорують підготовку. Там, де процеси, інструменти та освіта були забезпечені заздалегідь, KSeF має шанс стати не проблемою, а природним етапом у цифровій еволюції бухгалтерії.