Цифровізація бухгалтерії 2026: Як підготувати клієнтів до JPK CIT та PIT

Цифровізація польської податкової системи вступає у вирішальну фазу. 2026 рік принесе справжню революцію для бухгалтерських офісів та фінансових відділів: нові структури JPK CIT та JPK PIT, обов'язкові цифрові записи, розширений KSeF та подальша електронізація бухгалтерської документації. Це вже не просто зміна в регулюваннях – це повне перепроектування способу ведення книг та звітності перед податковими органами.

1. Що саме зміниться з 2026 року?

Нові структури JPK для платників податків PIT

З 1 січня 2026 року фізичні особи, які ведуть бізнес – включаючи тих, хто працює за загальними принципами, фіксованим податком, єдиним податком та веде KPiR – будуть зобов'язані подавати нові структури JPK, що охоплюють дані з записів PIT. Це означає цифрову звітність податкових записів у єдиному форматі, узгодженому з Міністерством фінансів.

Повна цифровізація KPiR

Одночасно з 2026 року книга доходів і витрат повинна буде вестися виключно за допомогою комп'ютерної програми – можливість ведення її в паперовій формі або в електронних таблицях зникне. Це ще один крок до використання структур JPK_PKPiR та повної автоматизації обміну даними між підприємцями та податковою адміністрацією.

Цифровізація документації в CIT

У CIT процес цифровізації прискорюється шляхом розширення обсягу даних, що надсилаються в межах JPK_KR_PD (JPK з бухгалтерських книг для цілей податку на прибуток). Великі суб'єкти (з доходами понад 50 мільйонів євро та податкові капітальні групи) повинні спочатку адаптувати свої фінансово-бухгалтерські системи так, щоб:

• з 1 січня 2025 року записи включали додаткові маркери, що ідентифікують рахунки,
• з 1 січня 2026 року звітувати, серед іншого, номери контрагентів, ідентифікатори рахунків у KSeF та дані про різниці між балансом та податковим результатом.

У наступні роки обов'язок буде поширено на інших платників податків CIT згідно з графіком MF.

KSeF як "конектор" між JPK CIT/PIT та рахунками

З 2026 року Національна система електронних рахунків стане центральним джерелом даних про структуровані рахунки. Дані з KSeF будуть пов'язані з бухгалтерськими записами, що звітуються в JPK CIT та JPK PIT – в тому числі через ідентифікаційний номер рахунку в KSeF, переданий у структурах JPK.

2. Основні виклики для бухгалтерських офісів

Перехід від паперових документів до даних

Досі бухгалтери в основному працювали з документами – рахунками, роздруківками, PDF-файлами. Цифровізація бухгалтерії означає перехід до роботи з даними у структурованому форматі JPK: кожен бухгалтерський запис, контрагент, документ або різниця баланс-податок отримає свій точний опис у логічній структурі.

Нові інформаційні зобов'язання

Розширені вимоги до звітності в CIT та PIT включають, серед іншого:

• детальну ідентифікацію бухгалтерських рахунків,
• зв'язок бухгалтерських записів з номерами рахунків у KSeF,
• звітність про розбіжності між бухгалтерським та податковим результатом,
• регулярне, періодичне подання повних структур JPK.

Відповідальність за узгодженість даних

Податкова адміністрація отримає доступ до більшої кількості даних у режимі майже реального часу, що підвищить аналітичні можливості та виявлення порушень. Для бухгалтерських офісів це означає необхідність забезпечення:

• узгодженості записів у книгах з даними в KSeF,
• однозначної ідентифікації контрагентів,
• правильності маркування рахунків та податкових позицій.

3. Як підготувати клієнтів до JPK CIT та PIT крок за кроком?

Крок 1: Діагностика поточного стану

Почніть з організованого аналізу ситуації кожного клієнта. На практиці варто провести аудит, що охоплює:

• поточний спосіб ведення записів (програма, Excel, частково папір),
• ступінь використання KSeF або інших інструментів електронного рахункування,
• якість даних контрагентів (ІПН, адресні дані, ідентифікатори),
• процеси обігу документів (хто, коли, як доставляє документи до офісу).

Крок 2: Вибір та стандартизація програмного забезпечення

З 2026 року буде важливо мати систему, однозначно відповідну вимогам JPK. При виборі та налаштуванні варто звернути увагу на те, чи система:

• підтримує генерацію нових структур JPK (включаючи записи JPK PIT та JPK з бухгалтерських книг),
• інтегрується з KSeF та може читати ідентифікаційні номери рахунків,
• дозволяє маркувати бухгалтерські рахунки відповідно до вимог MF,
• дозволяє автоматичну перевірку даних перед відправкою JPK.

Крок 3: Організація та стандартизація даних

Нові JPK CIT та JPK PIT вимагають високоякісних даних. Бухгалтерський офіс повинен впровадити організаційні дії для клієнтів, такі як:

• стандартизація файлів контрагентів (ІПН, національні та іноземні номери, назви),
• перевірка правильності класифікації доходів та витрат,
• перегляд бухгалтерських рахунків на узгодженість та призначення маркерів, необхідних у структурах JPK,
• встановлення правил опису документів (наприклад, тип транзакції, джерело фінансування).

Крок 4: Перебудова процесів обігу документів

У світі JPK та KSeF буде важливо обмежити ручний ввід документів. Щоб досягти цього, варто:

• заохочувати клієнтів переходити на рахункування в KSeF якомога раніше,
• впроваджувати електронні робочі процеси документів у компанії (робочий процес для затвердження витрат, делегацій, витрат),
• встановлювати стандарти своєчасної доставки даних до офісу (наприклад, закриття місяця до 5-го робочого дня),
• автоматизувати імпорт банківських, складських та продажних даних у бухгалтерську систему.

Крок 5: Освіта клієнтів

Цифровізація бухгалтерії вимагає зміни мислення з боку підприємців. Бухгалтерський офіс може підготувати клієнтів, пропонуючи:

• вебінари та тренінги з JPK CIT, JPK PIT, KSeF та нових обов'язків у 2026 році,
• просту інструкцію (чек-листи), що показує, що і в якій формі клієнт повинен доставити,
• комунікацію на основі прикладів – як неправильні дані в JPK можуть призвести до додаткових пояснень або контролю.

4. Як використовувати цифровізацію як конкурентну перевагу?

Від бухгалтера до бізнес-партнера

Нові обов'язки можна представити клієнтам не як "ще одну бюрократію", а як можливість для кращого контролю над фінансами компанії. Завдяки структурованим даним з JPK, бухгалтерський офіс може запропонувати, серед іншого:

• більш детальний аналіз прибутковості окремих бізнес-напрямків,
• поточний моніторинг різниць між бухгалтерським та податковим результатом,
• швидше виявлення помилок та порушень у документах,
• автоматичні управлінські звіти, підготовлені на основі тих же даних, що надсилаються податковим органам.

Безпека та зменшення ризику контролю

Цифровізація бухгалтерської документації та ширше використання JPK мають на меті посилити податкову систему. Для добре підготовлених клієнтів це означає потенційно менш обтяжливі перевірки та швидше з'ясування сумнівів на рівні даних, без необхідності надавати стоси паперових документів.

5. Що пам'ятати при плануванні підготовки до 2026 року?

1. Діяти заздалегідь – налаштування системи, тести структури JPK та міграція даних – це процеси, що займають місяці, а не тижні.
2. Думати процесно – це не просто про генерацію файлу JPK, а про весь ланцюг: від виписки рахунку (KSeF), через бухгалтерію, до звітності CIT/PIT.
3. Стандартизувати – чим більше стандартизовані назви рахунків, категорії витрат та дані контрагентів, тим легше керувати якістю звітності.
4. Залучати клієнтів до процесу – вони відповідають за джерело багатьох даних; без їхньої участі навіть найкраща бухгалтерська система не забезпечить повну точність JPK.
5. Моніторити законодавство – обсяг та терміни впровадження наступних обов'язків (особливо в CIT) розтягнуті на кілька років, тому варто стежити за комунікаціями MF та наступними регулюваннями.

Цифровізація бухгалтерії у 2026 році – включаючи JPK CIT та JPK PIT – є великим викликом, але також можливістю побудувати нову модель співпраці з клієнтами. Бухгалтерські офіси, які почнуть організовувати дані, оптимізувати процеси та навчати підприємців зараз, увійдуть у новий режим звітності з перевагою, яку буде важко наздогнати конкурентам.