KSeF простими словами – що це таке і чи варто боятися?

Національна система e-Рахунків, або скорочено KSeF, вже кілька місяців обговорюється підприємцями, бухгалтерами та чиновниками. Звучить загрозливо, трохи таємничо і асоціюється з додатковими обов'язками. Насправді KSeF – це просто новий спосіб відправки та отримання рахунків – повністю електронний, через державну інформаційну систему.

У цій статті я просто поясню, що це за система, для чого вона була введена, з якого часу буде обов'язковою і що варто зробити, щоб спокійно до неї підготуватися.

Що таке KSeF – по-людськи

KSeF – це загальнонаціональна інформаційна система, підготовлена Міністерством фінансів для виставлення, відправки, отримання та зберігання рахунків у єдиній електронній формі. Офіційно це називається "структуровані рахунки" – йдеться про рахунки у спеціальному форматі XML, який розуміють бухгалтерські програми та система KSeF.

Що це означає на практиці?

• виставляєте рахунок у своїй програмі для рахунків або в додатку, наданому державою,
• програма відправляє його до KSeF,
• система перевіряє, чи все відповідає схемі, надає рахунку унікальний номер KSeF,
• рахунок одразу потрапляє до покупця через систему – більше немає відправки PDF-файлів електронною поштою чи друкованих документів поштою.

Завдяки цьому кожен рахунок має однакову структуру даних, його легше прочитати в бухгалтерії і важче допустити помилки.

З якого часу KSeF є обов'язковим і для кого

KSeF буде вводитися поетапно – законодавець вирішив, що не всі одразу повинні змінювати спосіб виставлення рахунків.

Найважливіші дати

• 1 лютого 2026 р. – обов'язок користування KSeF для великих компаній, чий продаж (з ПДВ) у 2024 р. перевищив 200 млн злотих.
• 1 квітня 2026 р. – обов'язок для інших підприємців та інших, хто виставляє рахунки, за винятком найменших.
• 1 січня 2027 р. – найменші платники податків, чий продаж з рахунків не перевищує 10 000 злотих брутто на місяць, можуть скористатися відстрочкою і почнуть застосовувати KSeF лише з цієї дати.

Додатково до кінця 2026 р. передбачені перехідні положення – зокрема, довше можна не вказувати номер KSeF на переказі між платниками ПДВ, а установи повинні насамперед навчати, а не одразу карати за помилки.

Чи варто боятися KSeF?

Нова система завжди викликає стрес – це природно. Однак варто поглянути на KSeF без паніки. Для більшості підприємців це буде просто зміна інструменту для виставлення рахунків, а не революція в усьому бізнесі.

Чому KSeF не такий страшний

• Це все ще звичайний рахунок – змінюється форма (з паперу/PDF на електронний формат XML), але сенс рахунку залишається тим самим: хто, кому, коли і за що заплатив.
• Система повинна працювати як "пошта" для рахунків – відправляєте документ до KSeF і маєте впевненість, що він дійде до контрагента, а держава матиме його копію. Кінець поясненням, що рахунок не дійшов.
• Менше паперу та електронних листів – не потрібно архівувати купи папок, стежити за відправками, друками та підписами. Система архівує рахунки за вас.
• Легша співпраця з бухгалтером – бухгалтерія може автоматично завантажувати рахунки з KSeF, менше переписується вручну, менше помилок у номерах чи сумах.
• Час на навчання – обов'язок розподілений у часі, а до кінця 2026 р. передбачено перехідний період і м'якший підхід до штрафів.

Зрозуміло – потрібно буде витратити трохи часу, щоб впровадитися. Але якщо ви вже сьогодні виставляєте електронні рахунки в онлайн-програмі, перехід на KSeF буде здебільшого технічною зміною налаштувань.

Як працює KSeF крок за кроком

Для спрощення це можна описати так:

1. Виставляєте рахунок у своїй програмі для виставлення рахунків або в додатку Міністерства фінансів.
2. Програма автоматично відправляє його до KSeF.
3. KSeF перевіряє, чи рахунок відповідає вимогам і надає йому номер KSeF.
4. Рахунок вважається виставленим і доставленим отримувачу – не потрібно більше відправляти його окремо електронною поштою.
5. Отримувач має доступ до нього через свою програму або портал KSeF.

Доступ до системи можна отримати кількома способами – наприклад, через довірений підпис, кваліфікований підпис, кваліфіковану печатку або токен, пов'язаний з компанією. Особи, які ведуть одноосібну діяльність, зазвичай автоматично мають повні права, тоді як компанії повинні вказати уповноважених осіб, наприклад, через форму ZAW-FA або електронну печатку.

Що важливо для малих фірм та фрілансерів

Якщо ви ведете малу фірму, одноосібну діяльність, блог, інтернет-магазин чи надаєте послуги як фрілансер, KSeF також вас охопить. Варто, однак, підкреслити кілька речей:

• У вас є час – більшість менших фірм увійде до KSeF лише 1 квітня 2026 р., а найменші платники податків лише з 1 січня 2027 р., якщо вони відповідають умові обороту до 10 000 злотих на місяць.
• Не потрібно ставати айтішником – постачальники популярних програм для рахунків вже працюють над інтеграцією з KSeF. Для вас зміна повинна звестися до: "увійдіть – увімкніть підтримку KSeF".
• Можна користуватися безкоштовними інструментами – держава надає безкоштовні додатки для виставлення рахунків у KSeF, тому навіть якщо сьогодні ви виставляєте рахунки у Word, у вас буде простий інструмент для переходу.
• Легший контроль своїх рахунків – всі зібрані в одній системі, не загубляться в поштовій скриньці чи в спамі.

Що варто зробити вже зараз

Не потрібно знати всі технічні деталі, щоб добре підготуватися до KSeF. Кілька простих кроків достатньо, щоб уникнути нервів в останню хвилину.

1. Поговоріть з бухгалтером або бухгалтерським офісом

• Запитайте, як ваш офіс планує працювати з KSeF.
• Визначте, з якої програми для рахунків ви будете користуватися.
• Запитайте, чи потрібні будуть якісь довіреності, наприклад, ZAW-FA у випадку компаній.

2. Перевірте, чи ваша програма буде співпрацювати з KSeF

• Якщо ви вже користуєтеся онлайн-програмою, перегляньте її плани розвитку – більшість постачальників вже мають функцію KSeF у планах або впроваджену.
• Якщо ви виставляєте рахунки "вручну" (Word, Excel, папір), заплануйте перехід на просту програму або безкоштовний додаток KSeF.

3. Підготуйте доступ до е-послуг

• Переконайтеся, що у вас є діючий Довірений профіль або інший засіб електронного підпису, який стане в нагоді для входу в систему чи надання прав.
• Якщо ви дієте у формі компанії, подумайте, хто матиме права на виставлення рахунків у KSeF.

Штрафи та перехідний період – про що йдеться

Нові правила передбачають санкції за повне ігнорування KSeF, але це не означає, що з першого дня системи кожна помилка закінчиться штрафом.

• Міністерство фінансів заявляє, що спочатку акцент буде зроблено на освіту та поступове впровадження, а не на негайне покарання.
• До кінця 2026 р. передбачено перехідний період – деякі обов'язки, як-от внесення номера KSeF на переказах між платниками ПДВ, будуть відстрочені.
• Найважливіше – не вдавати, що теми немає – краще спокійно підготуватися, ніж потім надолужувати прогалини швидко.

Підсумок – KSeF для звичайного підприємця

KSeF – це не черговий винахід лише для того, щоб комусь ускладнити життя. Це спроба впорядкувати обіг рахунків в Україні – в одній, спільній системі. Для підприємця це означає насамперед інший інструмент для виставлення рахунків і трохи навчання на початку, але в довгостроковій перспективі може полегшити щоденну роботу: менше паперу, менше хаосу в електронних листах і простішу співпрацю з бухгалтерією.

Якщо ви ведете фірму, блог, онлайн-магазин чи працюєте як фрілансер, у вас ще є час, щоб спокійно підготуватися. Достатньо, що ви поговорите з бухгалтером, перевірите свою програму для виставлення рахунків і подбаєте про доступ до е-послуг. Решта – це вже переважно питання звикання – а цього, як ми знаємо, можна навчитися.