KSeF простыми словами – что это такое и стоит ли бояться?

Национальная система электронных счетов-фактур, или сокращенно KSeF, уже несколько месяцев обсуждается предпринимателями, бухгалтерами и чиновниками. Звучит угрожающе, немного загадочно и ассоциируется с дополнительными обязанностями. На самом деле KSeF — это просто новый способ отправки и получения счетов-фактур — полностью в электронном виде, через государственную информационную систему.

В этой статье я простым языком объясню, что это за система, зачем она была введена, с какого момента станет обязательной и что стоит сделать, чтобы спокойно к ней подготовиться.

Что такое KSeF — по-человечески

KSeF — это общенациональная информационная система, подготовленная Министерством финансов для выставления, отправки, получения и хранения счетов-фактур в единой электронной форме. Официально это называется "структурированные счета-фактуры" — речь идет о счетах-фактурах в специальном формате XML, который понимают бухгалтерские программы и система KSeF.

Что это означает на практике?

• выставляете счет-фактуру в своей программе для счетов или в приложении, предоставленном государством,
• программа отправляет его в KSeF,
• система проверяет, соответствует ли все схеме, присваивает счету-фактуре уникальный номер KSeF,
• счет-фактура сразу же поступает к покупателю через систему — больше не нужно отправлять PDF по электронной почте или почтой.

Благодаря этому каждый счет-фактура имеет одинаковую структуру данных, его легче прочитать в бухгалтерии и сложнее допустить ошибки.

С какого момента KSeF является обязательным и для кого

KSeF будет вводиться поэтапно — законодатель решил, что не все сразу должны менять способ выставления счетов.

Основные даты

• 1 февраля 2026 г. — обязательство использования KSeF для крупных компаний, чей оборот (с НДС) в 2024 г. превысил 200 млн злотых.
• 1 апреля 2026 г. — обязательство для остальных предпринимателей и других выставляющих счета, за исключением самых маленьких.
• 1 января 2027 г. — самые маленькие налогоплательщики, чей оборот по счетам не превышает 10 000 злотых брутто в месяц, могут воспользоваться отсрочкой и начнут использовать KSeF только с этой даты.

Кроме того, до конца 2026 г. предусмотрены переходные положения — в частности, дольше можно будет не указывать номер KSeF на переводе между налогоплательщиками НДС, а органы должны прежде всего обучать, а не сразу наказывать за ошибки.

Стоит ли бояться KSeF?

Новая система всегда вызывает стресс — это естественно. Однако стоит взглянуть на KSeF без паники. Для большинства предпринимателей это будет просто изменение инструмента для выставления счетов, а не революция во всем бизнесе.

Почему KSeF не так страшен

• Это все еще обычный счет-фактура — меняется форма (с бумаги/PDF на электронный формат XML), но смысл счета остается тот же: кто, кому, когда и за что заплатил.
• Система должна работать как "почта" для счетов — отправляете документ в KSeF и уверены, что он дойдет до контрагента, а государство будет иметь его копию. Конец объяснениям, что счет не дошел.
• Меньше бумаги и писем — не нужно архивировать кучи папок, следить за отправками, печатями и подписями. Система архивирует счета за вас.
• Легче сотрудничать с бухгалтером — бухгалтерия может автоматически загружать счета из KSeF, меньше переписывается вручную, меньше ошибок в номерах или суммах.
• Время на обучение — обязательство распределено во времени, а до конца 2026 г. предусмотрен переходный период и более мягкий подход к штрафам.

Конечно, придется потратить время, чтобы освоиться. Но если вы уже сегодня выставляете электронные счета в онлайн-программе, переход на KSeF будет в основном техническим изменением настроек.

Как работает KSeF шаг за шагом

Для упрощения это можно описать так:

1. Выставляете счет-фактуру в своей программе для выставления счетов или в приложении Министерства финансов.
2. Программа автоматически отправляет его в KSeF.
3. KSeF проверяет, соответствует ли счет-фактура требуемому образцу и присваивает ей номер KSeF.
4. Счет-фактура в этот момент считается выставленной и доставленной получателю — больше не нужно отправлять ее отдельно по электронной почте.
5. Получатель имеет доступ к ней через свою программу или портал KSeF.

Доступ к системе можно получить несколькими способами — например, через доверенную подпись, квалифицированную подпись, квалифицированную печать или токен, связанный с компанией. Лица, ведущие индивидуальную деятельность, как правило, автоматически имеют полные полномочия, тогда как компании должны указать уполномоченных лиц, например, через форму ZAW-FA или электронную печать.

Что важно для малых компаний и фрилансеров

Если вы ведете малую компанию, индивидуальную деятельность, блог, интернет-магазин или оказываете услуги как фрилансер, KSeF также вас коснется. Однако стоит подчеркнуть несколько вещей:

• У вас есть время — большинство малых компаний войдет в KSeF только 1 апреля 2026 г., а самые маленькие налогоплательщики только с 1 января 2027 г., если они соответствуют условию оборота до 10 000 злотых в месяц.
• Не нужно становиться программистом — поставщики популярных программ для счетов уже работают над интеграцией с KSeF. Для вас изменение должно свестись к: "войдите в систему — включите поддержку KSeF".
• Можно использовать бесплатные инструменты — государство предоставляет бесплатные приложения для выставления счетов в KSeF, так что даже если вы сегодня выставляете счета в Word, у вас будет простой инструмент для перехода.
• Легче контролировать свои счета — все они собраны в одной системе, не потеряются в почтовом ящике или спаме.

Что стоит сделать уже сейчас

Не нужно знать все технические детали, чтобы хорошо подготовиться к KSeF. Несколько простых шагов достаточно, чтобы избежать нервов в последний момент.

1. Поговорите с бухгалтером или бухгалтерской фирмой

• Спросите, как ваша фирма планирует работу с KSeF.
• Определите, какую программу для счетов вы будете использовать.
• Уточните, понадобятся ли какие-либо полномочия, например, ZAW-FA в случае компаний.

2. Проверьте, будет ли ваша программа работать с KSeF

• Если вы уже используете онлайн-программу, загляните в ее планы развития — большинство поставщиков уже имеют функцию KSeF в планах или внедренную.
• Если вы выставляете счета "вручную" (Word, Excel, бумага), запланируйте переход на простую программу или бесплатное приложение KSeF.

3. Подготовьте доступ к электронным услугам

• Убедитесь, что у вас есть работающий Доверенный профиль или другое средство электронной подписи, которое пригодится для входа в систему или предоставления полномочий.
• Если вы работаете в форме компании, обдумайте, кто будет иметь полномочия на выставление счетов в KSeF.

Штрафы и переходный период — о чем идет речь

Новые правила предусматривают санкции за полное игнорирование KSeF, но это не означает, что с первого дня системы каждая ошибка закончится штрафом.

• Министерство финансов заявляет, что первоначально акцент будет сделан на обучении и постепенном внедрении, а не на немедленном наказании.
• До конца 2026 г. предусмотрен переходный период — некоторые обязанности, такие как, например, указание номера KSeF на переводах между налогоплательщиками НДС, будут отложены.
• Самое главное — не притворяться, что темы нет — лучше спокойно подготовиться, чем потом быстро наверстывать упущенное.

Резюме — KSeF для обычного предпринимателя

KSeF — это не очередное изобретение только для того, чтобы кому-то усложнить жизнь. Это попытка упорядочить оборот счетов-фактур в Польше — в одной общей системе. Для предпринимателя это означает прежде всего другой инструмент для выставления счетов и немного обучения в начале, но в долгосрочной перспективе может упростить повседневную работу: меньше бумаги, меньше хаоса в письмах и проще сотрудничество с бухгалтерией.

Если вы ведете компанию, блог, онлайн-магазин или работаете как фрилансер, у вас еще есть время, чтобы спокойно подготовиться. Достаточно, что вы поговорите с бухгалтером, проверите свою программу для выставления счетов и позаботитесь о доступе к электронным услугам. Остальное — это уже в основном вопрос привычки — а этому, как мы знаем, можно научиться.