Парализует ли KSeF работу бухгалтерских офисов? Реальные опасения бухгалтеров

Введение Национальной системы электронных счетов-фактур (KSeF) вызывает в среде бухгалтеров смесь беспокойства и надежды. С одной стороны, обещается цифровая революция и автоматизация, с другой — реальные опасения по поводу перегрузки бухгалтерских офисов, организационного хаоса и увеличенной ответственности за ошибки клиентов. Может ли действительно KSeF парализовать работу бухгалтерских офисов, или же станет стимулом для профессионализации и упорядочивания процессов?

Откуда берутся опасения бухгалтеров по поводу KSeF?

Исследования показывают, что значительная часть компаний — в том числе бухгалтерских офисов — все еще не готова к KSeF, несмотря на то, что обязанность его использования неизбежна. Опасения бухгалтеров сосредоточены вокруг нескольких областей:

• внезапное изменение способа работы — переход от бумажных документов и сканов к полной цифровизации оборота счетов-фактур,
• новые формальные обязанности — управление правами в KSeF, обслуживание электронных счетов-фактур, интеграция систем,
• временное давление — необходимость быстрого внедрения процедур и обучения сотрудников,
• страх перед ответственностью за ошибки клиентов, особенно в контексте частных счетов-фактур, выставленных на данные компании.

Беспокойство усиливается тем, что многие бухгалтерские офисы долго откладывали подготовку, надеясь, что изменения будут отложены или смягчены. Между тем, KSeF не является пилотным проектом — это системное изменение.

Как KSeF изменяет работу бухгалтерских офисов?

KSeF радикально изменяет оборот документов и модель сотрудничества с клиентами. Вместо ожидания бумажных счетов-фактур или писем со сканами, бухгалтерский офис — после предоставления соответствующих прав — сможет загружать счета-фактуры на расходы и продажи непосредственно из системы.

На практике это означает, в том числе:

• конец ручного переписывания данных с бумаги и сканов,
• возможность автоматизированного импорта счетов-фактур в бухгалтерские программы,
• быстрый доступ к полной документации клиентов,
• изменение роли офиса — от "получателя документов" к партнеру, управляющему оборотом счетов-фактур.

Одновременно бухгалтерские офисы должны позаботиться о интеграции бухгалтерского программного обеспечения с KSeF, обновлении систем и разработке новых процедур описания и проверки документов.

Новые обязанности бухгалтерских офисов в области KSeF

Внедрение KSeF не сводится только к нажатию новой опции в бухгалтерской программе. Для офисов это означает набор новых организационных и правовых задач.

Управление правами и доступами

Бухгалтерский офис сможет использовать KSeF только в том случае, если клиент формально предоставит ему права в системе. К задачам офиса будет относиться, в том числе:

• поддержка клиентов в процессе предоставления, изменения и отзыва прав,
• внутреннее регулирование, кто в офисе имеет доступ к каким данным и в каком объеме,
• текущий контроль, актуальны ли права после организационных изменений у клиентов.

Новые процедуры бухгалтерского учета и проверки

Изменяется также способ работы с документами:

• необходимость разработки процедур импорта счетов-фактур из KSeF, их проверки и привязки к соответствующим отчетным периодам,
• адаптация бухгалтерских схем к данным, доступным в структурированных электронных счетах-фактурах,
• разработка правил действий в случае ошибочных счетов-фактур, корректировок или дубликатов.

Коммуникация и обучение клиентов

KSeF требует новой модели сотрудничества с клиентом. Бухгалтерские офисы должны будут с одной стороны обучать клиентов, а с другой — четко определить объем своей ответственности.

Это касается особенно проблемы счетов-фактур, документирующих частные расходы, которые попадут в KSeF на данные компании клиента. Бухгалтеры сигнализируют, что эта «смесь» может быть обременительной, поскольку клиенты по-прежнему будут ожидать отбора, а бухгалтерский офис не имеет полной автономии в решении, какие документы учитывать в книгах.

Может ли KSeF парализовать бухгалтерские офисы?

Риск «паралича» не исходит от самой технологии KSeF, а от отсутствия подготовки — правильно настроенных процессов и обучения сотрудников. Анализируя высказывания экспертов и практиков, можно указать несколько реальных угроз:

• резкий рост количества действий в короткий период внедрения (конфигурация, тесты, обучение, изменения договоров с клиентами),
• организационный хаос в офисах, которые все еще опираются на ручной оборот документов,
• перегрузка бухгалтеров необходимостью совмещения текущего обслуживания с внедрением новых процедур,
• увеличенный риск ошибок в начале — из-за незнания системы или отсутствия согласованных правил сотрудничества с клиентами.

С другой стороны, отраслевые источники подчеркивают, что целью KSeF в долгосрочной перспективе является улучшение работы бухгалтерских офисов: более быстрый оборот документов, меньше недостатков в документации от клиентов и возможность сокращения ручных, повторяющихся действий.

Реальные преимущества KSeF для бухгалтерских офисов

Несмотря на первоначальные трудности, хорошо подготовленные офисы могут реально выиграть от KSeF. Указываются, в том числе, следующие преимущества:

• прямой доступ к счетам-фактурам клиентов — конец гонки за документами и объяснений, что «не хватает счетов за…».
• уменьшение проблемы неполной документации — значительная часть счетов-фактур на расходы будет доступна в системе автоматически,
• автоматизация импорта данных — меньше риск ошибок при переписывании и экономия времени,
• возможность развития консультационных услуг — поддержка клиентов во внедрении и обслуживании KSeF может стать новым, платным элементом предложения офиса.

Некоторые анализы указывают, что в перспективе нескольких лет офисы, которые внедрят автоматизацию и хорошо организуют процессы, смогут обслуживать большее количество клиентов без пропорционального увеличения штата.

Что бухгалтерские офисы могут сделать уже сейчас?

Чтобы избежать паралича, ключевым является активная подготовка к KSeF. Эксперты рекомендуют несколько шагов, которые стоит предпринять как можно скорее:

1. Аудит процессов и программного обеспечения

• анализ текущего оборота документов (бумага, электронная почта, сканы),
• проверка, готовы ли используемые бухгалтерские программы к интеграции с KSeF,
• определение, какие действия можно будет автоматизировать.

2. Разработка процедур сотрудничества с клиентами

• обновление договоров с клиентами о записях, касающихся KSeF, прав и ответственности,
• установление правил действий в случае частных счетов-фактур на данные компании,
• четкое определение, что лежит на стороне офиса, а что на стороне клиента.

3. Обучение и коммуникация

• обучение сотрудников офиса по обслуживанию KSeF и новым процедурам,
• вебинары, инструкции и материалы для клиентов — как выставлять счета-фактуры, как предоставлять права, каковы последствия ошибок,
• назначение в офисе "лидера KSeF", который будет координировать внедрение.

KSeF — угроза или шанс для бухгалтерских офисов?

Для части бухгалтерских офисов KSeF может стать болезненным испытанием — особенно там, где до сих пор доминировала бумага, а процессы не были описаны и упорядочены. Однако для офисов, которые стратегически подойдут к этому изменению, это может быть возможностью:

• повышения качества услуг и их стандартизации,
• укрепления консультативной позиции по отношению к клиентам,
• повышения эффективности благодаря автоматизации,
• создания конкурентного преимущества на фоне менее подготовленных субъектов.

Так может ли KSeF парализовать работу бухгалтерских офисов? Может — но прежде всего тех, кто проигнорирует подготовку. Там, где заранее позаботились о процессах, инструментах и обучении, KSeF имеет шанс стать не проблемой, а естественным этапом цифровой эволюции бухгалтерии.