Le KSeF paralysera-t-il le travail des cabinets comptables ? Les préoccupations réelles des comptables

L'introduction du Système National de Facturation Électronique (KSeF) suscite parmi les comptables un mélange d'inquiétude et d'espoir. D'une part, une révolution numérique et une automatisation sont annoncées, d'autre part, il y a des craintes réelles de surcharge des bureaux comptables, de chaos organisationnel et de responsabilité accrue pour les erreurs des clients. Le KSeF peut-il vraiment paralyser le travail des bureaux comptables, ou deviendra-t-il plutôt un catalyseur pour la professionnalisation et la rationalisation des processus ?

D'où viennent les inquiétudes des comptables face au KSeF ?

Les études montrent qu'une partie significative des entreprises – y compris les bureaux comptables – n'est toujours pas prête pour le KSeF, bien que son utilisation soit inévitable. Les inquiétudes des comptables se concentrent autour de plusieurs domaines :

• changement soudain de méthode de travail – passer des documents papier et des scans à une numérisation complète de la circulation des factures,
• nouvelles obligations formelles – gestion des autorisations dans le KSeF, traitement des e-factures, intégrations des systèmes,
• pression temporelle – nécessité de mettre en œuvre rapidement des procédures et de former le personnel,
• peur de la responsabilité pour les erreurs des clients, notamment dans le contexte des factures privées émises au nom de l'entreprise.

L'inquiétude est exacerbée par le fait que de nombreux bureaux comptables ont longtemps reporté les préparatifs, espérant que les changements seraient reportés ou atténués. Cependant, le KSeF n'est pas un projet pilote – c'est un changement systémique.

Comment le KSeF modifie-t-il le travail des bureaux comptables ?

Le KSeF modifie radicalement la circulation des documents et le modèle de collaboration avec les clients. Au lieu d'attendre des factures papier ou des e-mails avec des scans, le bureau comptable – après avoir reçu les autorisations appropriées – pourra télécharger directement les factures de coûts et de ventes depuis le système.

En pratique, cela signifie notamment :

• la fin de la saisie manuelle des données à partir de papier et de scans,
• la possibilité d'importer automatiquement les factures dans les programmes comptables,
• un accès plus rapide à la documentation complète des clients,
• un changement de rôle du bureau – de "récepteur de documents" à partenaire gérant la circulation des factures.

En même temps, les bureaux comptables doivent veiller à l'intégration du logiciel comptable avec le KSeF, à la mise à jour des systèmes et à l'élaboration de nouvelles procédures de description et de vérification des documents.

Nouvelles obligations des bureaux comptables concernant le KSeF

La mise en œuvre du KSeF ne se résume pas à cliquer sur une nouvelle option dans le programme comptable. Pour les bureaux, cela signifie un ensemble de nouvelles tâches organisationnelles et juridiques.

Gestion des autorisations et des accès

Un bureau comptable pourra utiliser le KSeF uniquement si le client lui accorde formellement des autorisations dans le système. Les tâches du bureau incluront notamment :

• assister les clients dans le processus d'attribution, de modification et de retrait des autorisations,
• réglementer en interne qui dans le bureau a accès à quelles données et dans quelle mesure,
• contrôler en permanence si les autorisations sont à jour après les changements organisationnels chez les clients.

Nouvelles procédures de comptabilisation et de vérification

La méthode de travail avec les documents change également :

• nécessité d'élaborer des procédures d'importation des factures depuis le KSeF, leur vérification et leur affectation aux périodes fiscales appropriées,
• adapter les schémas comptables aux données disponibles dans les e-factures structurées,
• élaborer des règles de conduite en cas de factures erronées, de corrections ou de duplicatas.

Communication et éducation des clients

Le KSeF impose un nouveau modèle de collaboration avec le client. Les bureaux comptables devront d'une part éduquer les clients, et d'autre part – définir clairement l'étendue de leur propre responsabilité.

Cela concerne particulièrement le problème des factures documentant des dépenses privées qui seront enregistrées dans le KSeF au nom de l'entreprise du client. Les comptables signalent que ce "mélange" peut être contraignant, car les clients continueront d'attendre une sélection, et le bureau comptable n'a pas pleine autonomie pour décider quels documents inclure dans les livres.

Le KSeF peut-il paralyser les bureaux comptables ?

Le risque de "paralysie" ne résulte pas de la technologie KSeF elle-même, mais du manque de préparation – de processus bien organisés et de formation du personnel. En analysant les déclarations des experts et des praticiens, on peut identifier plusieurs menaces réelles :

• augmentation soudaine du nombre de tâches sur une courte période de mise en œuvre (configuration, tests, formations, modifications des contrats avec les clients),
• chaos organisationnel dans les bureaux qui reposent encore sur la circulation manuelle des documents,
• surcharge des comptables en raison de la nécessité de combiner le service courant avec la mise en œuvre de nouvelles procédures,
• risque accru d'erreurs au début – résultant de la méconnaissance du système ou du manque de règles de collaboration cohérentes avec les clients.

D'un autre côté, les sources du secteur soulignent que l'objectif du KSeF est à long terme d'améliorer le travail des bureaux comptables : une circulation plus rapide des documents, moins de lacunes dans la documentation des clients et la possibilité de réduire les tâches manuelles et répétitives.

Bénéfices réels du KSeF pour les bureaux comptables

Malgré les difficultés initiales, les bureaux bien préparés peuvent réellement bénéficier du KSeF. On souligne notamment les avantages suivants :

• accès direct aux factures des clients – fin de la course aux documents et des explications qu'il "manque des factures pour…".
• réduction du problème de documentation incomplète – une partie significative des factures de coûts sera disponible automatiquement dans le système,
• automatisation de l'importation des données – risque réduit d'erreurs lors de la saisie et gain de temps,
• possibilité de développer des services de conseil – le soutien des clients dans la mise en œuvre et la gestion du KSeF peut devenir un nouvel élément payant de l'offre du bureau.

Certaines analyses indiquent qu'à moyen terme, les bureaux qui mettront en œuvre l'automatisation et organiseront bien les processus pourront gérer un plus grand nombre de clients sans augmenter proportionnellement le personnel.

Que peuvent faire les bureaux comptables dès maintenant ?

Pour éviter la paralysie, il est essentiel de se préparer activement au KSeF. Les experts recommandent plusieurs étapes à entreprendre dès que possible :

1. Audit des processus et des logiciels

• analyser la circulation actuelle des documents (papier, e-mail, scans),
• vérifier si les programmes comptables utilisés sont prêts pour l'intégration avec le KSeF,
• déterminer quelles tâches pourront être automatisées.

2. Élaboration des procédures de collaboration avec les clients

• mise à jour des contrats avec les clients pour inclure des clauses concernant le KSeF, les autorisations et les responsabilités,
• établir des règles de conduite en cas de factures privées au nom de l'entreprise,
• définir clairement ce qui relève de la responsabilité du bureau et de celle du client.

3. Formations et communication

• formations pour les employés du bureau sur l'utilisation du KSeF et les nouvelles procédures,
• webinaires, instructions et supports pour les clients – comment émettre des factures, comment attribuer des autorisations, quelles sont les conséquences des erreurs,
• désigner dans le bureau un "leader KSeF" qui coordonnera la mise en œuvre.

KSeF – menace ou opportunité pour les bureaux comptables ?

Pour certains bureaux comptables, le KSeF peut être un test douloureux – surtout là où le papier dominait jusqu'à présent et où les processus n'étaient pas décrits et organisés. Cependant, pour les bureaux qui considèrent ce changement de manière stratégique, cela peut être une occasion de :

• améliorer la qualité des services et leur standardisation,
• renforcer la position de conseil auprès des clients,
• augmenter l'efficacité grâce à l'automatisation,
• construire un avantage concurrentiel par rapport aux entités moins préparées.

Le KSeF paralysera-t-il donc le travail des bureaux comptables ? Il peut – mais surtout ceux qui ignorent les préparatifs. Là où les processus, les outils et l'éducation ont été pris en charge à l'avance, le KSeF a la chance de devenir non pas un problème, mais une étape naturelle de l'évolution numérique de la comptabilité.