Numérisation de la comptabilité 2026 : comment préparer les clients pour JPK CIT et PIT

La numérisation du système fiscal polonais entre dans une phase clé. L'année 2026 apportera une véritable révolution pour les cabinets comptables et les départements financiers : de nouvelles structures JPK CIT et JPK PIT, une tenue de registres numériques obligatoire, un KSeF élargi et une numérisation accrue de la documentation comptable. Ce n'est plus un simple changement de réglementation – c'est une refonte complète de la manière de tenir les livres et de faire rapport au fisc.

1. Qu'est-ce qui changera concrètement à partir de 2026 ?

Nouvelles structures JPK pour les contribuables PIT

À partir du 1er janvier 2026, les personnes physiques exerçant une activité – y compris selon les règles générales, l'impôt forfaitaire, le forfait et tenant un KPiR – seront tenues de transmettre de nouvelles structures JPK, incluant les données des registres PIT. Cela signifie un rapport numérique des registres fiscaux dans un format unifié convenu avec le Ministère des Finances.

Numérisation complète du KPiR

Parallèlement, à partir de 2026, le livre fiscal des recettes et dépenses devra être tenu exclusivement à l'aide d'un logiciel informatique – il ne sera plus possible de le tenir sous forme papier ou sur une feuille de calcul. C'est une étape supplémentaire vers l'utilisation des structures JPK_PKPiR et l'automatisation complète de l'échange de données entre les entrepreneurs et l'administration fiscale.

Numérisation de la documentation pour l'impôt sur les sociétés

Dans le cadre de l'impôt sur les sociétés, le processus de numérisation s'accélère par l'élargissement de la portée des données transmises dans le cadre du JPK_KR_PD (JPK des livres comptables à des fins fiscales). Les grandes entreprises (avec des revenus supérieurs à 50 millions d'euros et les groupes fiscaux) doivent être les premières à adapter leurs systèmes financiers et comptables pour que :

• à partir du 1er janvier 2025, les registres contiennent des marqueurs supplémentaires identifiant les comptes,
• à partir du 1er janvier 2026, ils rapportent notamment les numéros des partenaires commerciaux, les identifiants des factures dans le KSeF et les données sur les différences entre le résultat comptable et fiscal.

Dans les années suivantes, l'obligation sera étendue aux autres contribuables de l'impôt sur les sociétés, conformément au calendrier du Ministère des Finances.

KSeF comme « lien » entre JPK CIT/PIT et les factures

À partir de 2026, le Système National de Facturation Électronique deviendra la source centrale de données sur les factures structurées. Les données du KSeF seront liées aux registres comptables rapportés dans JPK CIT et JPK PIT – notamment par le numéro identifiant la facture dans le KSeF transmis dans les structures JPK.

2. Principaux défis pour les cabinets comptables

Passage des documents papier aux données

Jusqu'à présent, les comptables travaillaient principalement sur des documents – factures, impressions, fichiers PDF. La numérisation de la comptabilité signifie passer à un travail avec des données dans un format structuré JPK : chaque entrée comptable, partenaire commercial, document ou différence comptable-fiscale aura sa description précise dans la structure logique.

Nouvelles obligations d'information

Les exigences de rapport élargies en matière de CIT et PIT incluent notamment :

• l'identification détaillée des comptes comptables,
• le lien entre les écritures comptables et les numéros de factures dans le KSeF,
• le rapport des écarts entre le résultat comptable et fiscal,
• l'envoi régulier et périodique des structures JPK complètes.

Responsabilité pour la cohérence des données

L'administration fiscale aura accès à une plus grande quantité de données en temps quasi réel, ce qui augmentera les capacités d'analyse et de détection des irrégularités. Pour les cabinets comptables, cela signifie la nécessité de veiller à :

• la cohérence des écritures dans les livres avec les données dans le KSeF,
• l'identification univoque des partenaires commerciaux,
• la précision des désignations des comptes et des positions fiscales.

3. Comment préparer pas à pas les clients au JPK CIT et PIT ?

Étape 1 : Diagnostic de l'état actuel

Commencez par une analyse ordonnée de la situation de chaque client. En pratique, il est utile de réaliser un audit incluant :

• la méthode actuelle de tenue des registres (programme, Excel, partie papier),
• le degré d'utilisation du KSeF ou d'autres outils de facturation électronique,
• la qualité des données sur les partenaires commerciaux (NIP, données d'adresse, identifiants),
• les processus de circulation des documents (qui, quand, comment les documents sont-ils livrés au bureau).

Étape 2 : Choix et standardisation du logiciel

À partir de 2026, il sera crucial de disposer d'un système comptable clairement conforme aux exigences JPK. Lors du choix et de la configuration, il est important de vérifier si le système :

• gère la génération des nouvelles structures JPK (y compris JPK des registres PIT et JPK des livres comptables),
• s'intègre avec le KSeF et peut lire les numéros d'identification des factures,
• permet de marquer les comptes comptables conformément aux exigences du Ministère des Finances,
• permet la validation automatique des données avant l'envoi du JPK.

Étape 3 : Organisation et uniformisation des données

Les nouveaux JPK CIT et JPK PIT nécessitent des données de haute qualité. Le cabinet comptable devrait mettre en œuvre chez les clients des actions d'organisation telles que :

• l'uniformisation des fichiers des partenaires commerciaux (NIP, numéros nationaux et étrangers, noms),
• la vérification de la précision de la classification des revenus et des coûts,
• la révision des comptes comptables en termes de cohérence et d'attribution des marqueurs requis dans les structures JPK,
• l'établissement de règles pour la description des documents (par exemple, type de transaction, source de financement).

Étape 4 : Réorganisation des processus de circulation des documents

Dans le monde du JPK et du KSeF, il sera essentiel de limiter l'entrée manuelle des documents. Pour y parvenir, il est utile de :

• encourager les clients à passer à la facturation dans le KSeF dès que possible,
• mettre en place des flux électroniques de documents au sein de l'entreprise (workflow d'approbation des coûts, délégations, dépenses),
• établir des normes pour la transmission ponctuelle des données au bureau (par exemple, clôture du mois jusqu'au 5e jour ouvrable),
• automatiser l'importation des données bancaires, de stock et de vente dans le système comptable.

Étape 5 : Éducation des clients

La numérisation de la comptabilité nécessite un changement de mentalité du côté des entrepreneurs. Le cabinet comptable peut préparer les clients en offrant :

• des webinaires et des formations sur JPK CIT, JPK PIT, KSeF et les nouvelles obligations en 2026,
• des instructions simples (checklists) montrant ce que le client doit fournir et sous quelle forme,
• une communication basée sur des exemples – comment des données incorrectes dans le JPK peuvent entraîner des explications supplémentaires ou un contrôle.

4. Comment utiliser la numérisation comme avantage concurrentiel ?

Du comptable au partenaire commercial

Les nouvelles obligations peuvent être présentées aux clients non pas comme une « bureaucratie supplémentaire », mais comme une opportunité d'avoir un meilleur contrôle sur les finances de l'entreprise. Grâce aux données structurées du JPK, le cabinet comptable peut offrir notamment :

• des analyses plus détaillées de la rentabilité des différents domaines d'activité,
• un suivi en temps réel des différences entre le résultat comptable et fiscal,
• une détection plus rapide des erreurs et des irrégularités dans les documents,
• des rapports de gestion automatiques préparés à partir des mêmes données qui sont transmises au fisc.

Sécurité et moindre risque de contrôle

La numérisation de la documentation comptable et l'utilisation accrue du JPK visent à renforcer le système fiscal. Pour les clients bien préparés, cela signifie potentiellement moins de contrôles contraignants et une clarification plus rapide des doutes au niveau des données, sans avoir à fournir des piles de documents papier.

5. À quoi penser en planifiant les préparatifs pour 2026 ?

1. Agissez à l'avance – la configuration des systèmes, les tests des structures JPK et la migration des données sont des processus qui prennent des mois, pas des semaines.
2. Pensez processus – il ne s'agit pas seulement de générer un fichier JPK, mais de toute la chaîne : de l'émission de la facture (KSeF), à la comptabilisation, jusqu'au rapport CIT/PIT.
3. Standardisez – plus les noms des comptes, les catégories de coûts et les données des partenaires commerciaux sont uniformisés, plus il est facile de maîtriser la qualité du reporting.
4. Impliquez les clients dans le processus – ce sont eux qui sont responsables de la source de nombreuses données ; sans leur engagement, même le meilleur système comptable ne garantira pas la pleine exactitude du JPK.
5. Surveillez la législation – la portée et les délais d'entrée en vigueur des obligations suivantes (notamment en matière de CIT) sont échelonnés sur plusieurs années, il est donc utile de suivre les communications du Ministère des Finances et les règlements successifs.

La numérisation de la comptabilité en 2026 – y compris JPK CIT et JPK PIT – est un grand défi, mais aussi une opportunité de construire un nouveau modèle de collaboration avec les clients. Les cabinets comptables qui commencent dès maintenant à organiser les données, à harmoniser les processus et à éduquer les entrepreneurs entreront dans le nouveau régime de reporting avec un avantage difficile à rattraper pour les concurrents.