KSeF en termes simples – qu'est-ce que c'est et faut-il en avoir peur ?

Le Système National de Facturation Électronique, ou KSeF en abrégé, est un sujet de discussion parmi les entrepreneurs, comptables et fonctionnaires depuis quelques mois. Cela semble intimidant, un peu mystérieux et associé à des obligations supplémentaires. En réalité, le KSeF est simplement une nouvelle façon d'envoyer et de recevoir des factures - entièrement électroniquement, via un système informatique gouvernemental.

Dans cet article, je vais expliquer de manière simple ce qu'est ce système, pourquoi il a été introduit, à partir de quand il sera obligatoire et ce qu'il vaut la peine de faire pour s'y préparer sereinement.

Qu'est-ce que le KSeF – en termes simples

Le KSeF est un système informatique national préparé par le Ministère des Finances pour l'émission, l'envoi, la réception et le stockage des factures dans un format électronique unifié. Officiellement, cela s'appelle des "factures structurées" - il s'agit de factures dans un format XML spécial, compris par les logiciels comptables et le système KSeF.

Qu'est-ce que cela signifie en pratique ?

• vous émettez une facture dans votre logiciel de facturation ou dans l'application fournie par l'État,
• le programme l'envoie au KSeF,
• le système vérifie si tout est conforme au schéma, attribue un numéro unique KSeF à la facture,
• la facture est immédiatement envoyée à l'acheteur via le système - plus besoin d'envoyer des PDF par e-mail ou des impressions par courrier.

Grâce à cela, chaque facture a la même disposition de données, elle est plus facile à lire en comptabilité et il est plus difficile de faire des erreurs.

Depuis quand le KSeF est-il obligatoire et pour qui

Le KSeF sera introduit par étapes - le législateur a décidé que tout le monde n'a pas besoin de changer immédiatement sa méthode de facturation.

Les dates les plus importantes

• 1er février 2026 – obligation d'utiliser le KSeF pour les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires (avec TVA) en 2024 a dépassé 200 millions de PLN.
• 1er avril 2026 – obligation pour les autres entrepreneurs et émetteurs de factures, à l'exception des plus petits.
• 1er janvier 2027 – les plus petits contribuables dont le chiffre d'affaires des factures ne dépasse pas 10 000 PLN brut par mois peuvent bénéficier d'un report et commencer à utiliser le KSeF à partir de cette date.

En outre, jusqu'à la fin de 2026, des dispositions transitoires sont prévues - par exemple, il sera possible de ne pas indiquer le numéro KSeF sur le virement entre les contribuables TVA, et les bureaux doivent principalement éduquer plutôt que punir immédiatement pour les erreurs.

Faut-il avoir peur du KSeF ?

Un nouveau système suscite toujours du stress - c'est naturel. Cependant, il vaut la peine de regarder le KSeF sans panique. Pour la plupart des entrepreneurs, ce sera simplement un changement d'outil pour émettre des factures, et non une révolution dans toute l'entreprise.

Pourquoi le KSeF n'est pas si effrayant

• C'est toujours une facture ordinaire – la forme change (du papier/PDF au format électronique XML), mais le sens de la facture reste le même : qui, à qui, quand et pour quoi a payé.
• Le système doit fonctionner comme une "poste" pour les factures – vous envoyez le document au KSeF et vous avez la certitude qu'il parviendra au partenaire, et l'État en aura une copie. Plus besoin d'expliquer que la facture n'est pas arrivée.
• Moins de papier et de courriels – vous n'avez pas besoin d'archiver des piles de classeurs, de surveiller les envois, les impressions et les signatures. Le système archive les factures pour vous.
• Collaboration plus facile avec le comptable – la comptabilité peut automatiquement récupérer les factures du KSeF, moins de saisie manuelle, moins d'erreurs dans les numéros ou les montants.
• Temps pour apprendre – l'obligation est échelonnée dans le temps, et jusqu'à la fin de 2026, une période de transition et une approche plus douce des sanctions sont prévues.

Bien sûr, il faudra consacrer un moment pour s'adapter. Mais si vous émettez déjà des factures électroniques dans un programme en ligne, passer au KSeF sera principalement un changement technique de paramètres.

Comment fonctionne le KSeF étape par étape

Pour simplifier, on peut le décrire ainsi :

1. Vous émettez une facture dans votre programme de facturation ou dans l'application du Ministère des Finances.
2. Le programme l'envoie automatiquement au KSeF.
3. Le KSeF vérifie si la facture est conforme au modèle requis et lui attribue un numéro KSeF.
4. La facture est alors considérée comme émise et livrée au destinataire - vous n'avez plus besoin de l'envoyer séparément par e-mail.
5. Le destinataire y a accès via son programme ou le portail KSeF.

L'accès au système peut être obtenu de plusieurs manières - par exemple, via une signature de confiance, une signature qualifiée, un sceau qualifié ou un jeton lié à l'entreprise. Les personnes exerçant une activité individuelle ont généralement automatiquement tous les droits, tandis que les sociétés doivent désigner les personnes autorisées, par exemple via le formulaire ZAW-FA ou un sceau électronique.

Ce qui est important pour les petites entreprises et les freelances

Si vous dirigez une petite entreprise, une activité individuelle, un blog, une boutique en ligne ou fournissez des services en tant que freelance, le KSeF vous concernera également. Cependant, il est important de souligner quelques points :

• Vous avez du temps – la plupart des petites entreprises entreront dans le KSeF seulement le 1er avril 2026, et les plus petits contribuables seulement à partir du 1er janvier 2027, s'ils remplissent la condition de chiffre d'affaires jusqu'à 10 000 PLN par mois.
• Vous n'avez pas besoin de devenir informaticien – les fournisseurs de programmes de facturation populaires travaillent déjà sur l'intégration avec le KSeF. Pour vous, le changement devrait se résumer à : "connectez-vous - activez le support KSeF".
• Vous pouvez utiliser des outils gratuits – l'État met à disposition des applications gratuites pour émettre des factures dans le KSeF, donc même si vous émettez aujourd'hui des factures dans Word, vous aurez un outil simple pour passer à autre chose.
• Contrôle plus facile de vos factures – toutes sont rassemblées dans un seul système, elles ne se perdront pas dans votre boîte mail ou dans les spams.

Ce qu'il vaut la peine de faire dès maintenant

Il n'est pas nécessaire de connaître tous les détails techniques pour bien se préparer au KSeF. Quelques étapes simples suffisent pour éviter le stress de dernière minute.

1. Parlez à votre comptable ou cabinet comptable

• Demandez comment votre cabinet prévoit de travailler avec le KSeF.
• Déterminez quel programme de facturation vous utiliserez.
• Renseignez-vous sur la nécessité éventuelle de procurations, par exemple ZAW-FA pour les sociétés.

2. Vérifiez si votre programme sera compatible avec le KSeF

• Si vous utilisez déjà un programme en ligne, consultez ses plans de développement - la plupart des fournisseurs ont déjà la fonction KSeF dans leurs plans ou l'ont mise en œuvre.
• Si vous émettez des factures "manuellement" (Word, Excel, papier), planifiez de passer à un programme simple ou à l'application gratuite KSeF.

3. Préparez l'accès aux e-services

• Assurez-vous que vous avez un Profil de Confiance fonctionnel ou un autre moyen de signature électronique, qui sera utile pour se connecter au système ou attribuer des droits.
• Si vous opérez sous forme de société, réfléchissez à qui aura le droit d'émettre des factures dans le KSeF.

Sanctions et période de transition – de quoi s'agit-il

Les nouvelles réglementations prévoient des sanctions pour l'ignorance totale du KSeF, mais cela ne signifie pas que dès le premier jour du système, chaque erreur se soldera par une amende.

• Le Ministère des Finances déclare qu'au début, l'accent sera mis sur l'éducation et l'introduction progressive, et non sur les sanctions immédiates.
• Jusqu'à la fin de 2026, une période de transition est prévue - certaines obligations, comme l'inscription du numéro KSeF sur les virements entre contribuables TVA, seront reportées.
• Le plus important est de ne pas faire semblant que le sujet n'existe pas - il vaut mieux se préparer calmement que de rattraper les retards à la hâte.

Résumé – KSeF pour l'entrepreneur ordinaire

Le KSeF n'est pas une nouvelle invention juste pour compliquer la vie de quelqu'un. C'est une tentative de rationaliser la circulation des factures en Pologne - dans un système commun et unique. Pour l'entrepreneur, cela signifie avant tout un autre outil pour émettre des factures et un peu d'apprentissage au début, mais à long terme, cela peut faciliter le travail quotidien : moins de papier, moins de chaos dans les e-mails et une collaboration plus simple avec la comptabilité.

Si vous dirigez une entreprise, un blog, une boutique en ligne ou travaillez en tant que freelance, vous avez encore le temps de vous préparer sereinement. Il suffit de parler à votre comptable, de vérifier votre programme de facturation et de vous assurer d'avoir accès aux e-services. Le reste est principalement une question d'habitude - et cela, comme nous le savons, peut s'apprendre.